Registro de exámenes médicos ocupacionales: ¿cómo debe realizarse?

En el Perú, de acuerdo con la Resolución Ministerial Nº 050-2013-TR, el registro de exámenes médicos ocupacionales debe incluir información mínima obligatoria que permita un monitoreo eficaz de la salud de los trabajadores. Esta documentación forma parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Llevar un registro completo y acorde con las normativas no solo es crucial para el cumplimiento de las leyes, sino también para la protección de la salud de los trabajadores y la prevención de riesgos ocupacionales en el entorno laboral. Además, las empresas que no cumplan con estas obligaciones se exponen a sanciones significativas, como multas y otras medidas correctivas.

Información obligatoria para el registro de exámenes médicos ocupacionales

Si bien el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) estableció formatos referenciales para el registro de exámenes médicos ocupacionales, los formatos son referenciales. Sin embargo, existe información mínima obligatoria, de acuerdo con el artículo 33° del Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Además, los registros deben ser accesibles y conservados de forma organizada para su revisión en caso de inspecciones por parte de Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil). Es información se puede conservar en formatos físicos o digitales.

Con respecto a la información mínima requerida, los datos son:

• Datos del trabajador: Nombre completo, número de documento de identidad, fecha de nacimiento y el cargo que ocupa en la organización.
• Fecha del examen médico ocupacional: Fecha exacta en la que se realizó cada examen para asegurar el seguimiento adecuado.
• Tipo de examen médico ocupacional: Debe especificarse si el examen es pre-ocupacional, periódico, de egreso o reincorporación laboral.
• Resultados del examen médico ocupacional: Indicar si el trabajador fue declarado «Apto», «Apto con Restricciones» o «No Apto».
• Observaciones y recomendaciones: Es necesario documentar cualquier observación realizada por el médico ocupacional y las recomendaciones para mejorar la salud del trabajador.

Como último dato no menos importante, todos los registros deben conservarse por un periodo mínimo de cinco años. De esta forma, siempre estarán disponibles para futuras auditorías o revisiones.

¿Por qué es importante llevar un registro de los exámenes médicos ocupacionales?

Además de hacer un seguimiento del estado de salud de los trabajadores mientras laboran en la organización, este registro permite a la organización evitarse problemas legales y planificar mejor sus programas de salud ocupacional. Descrito con más detalles, los principales beneficios son:

Garantizar la seguridad y salud de los trabajadores

Llevar un registro permite a los empleadores y a las autoridades monitorear la salud de los trabajadores mientras el vínculo laboral esté vigente. Esto es esencial para detectar cualquier deterioro en la salud física o psicológica que guarde relación con las condiciones de trabajo. Recibir esta valiosa información es de ayuda para tomar medidas preventivas y así evitar enfermedades ocupacionales o accidentes laborales.

Cumplimiento legal

De acuerdo con la normativa peruana, específicamente el Decreto Supremo N° 005-2012-TR, todas las organizaciones están obligadas a llevar un registro de los exámenes médicos ocupacionales. Este registro es una prueba del cumplimiento de las normativas de salud y seguridad en el trabajo, y también es evidencia esencial en caso de inspecciones o auditorías por parte de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil).

Protección legal y financiera

En caso de que un colaborador desarrolle alguna enfermedad ocupacional o sufra un accidente laboral, el registro de los exámenes médicos ocupacionales puede servir como evidencia de que la organización cumplió con sus responsabilidades en materia de seguridad y salud en el trabajo.

Planificación de los programas de salud ocupacional

Los registros permiten a las organizaciones planificar y hacer ajustes en sus programas de salud y seguridad laboral. Al analizar los datos recopilados, es posible identificar factores de riesgos ocupacionales o problemas recurrentes y tomar decisiones informadas para mejorar el área de trabajo.

¿Cuáles son las sanciones por incumplir con los registros?

Incumplir con el adecuado registro de exámenes médicos ocupacionales puede ser causal para la imposición de sanciones para el empleador, todas con impacto económico. Estas son:

• Multas: Es la sanción más común. El monto varía dependiendo del tamaño de la organización y la gravedad de la infracción. Por ejemplo, para las microempresas, las multas pueden ir desde 0.5 hasta 10 UIT (Unidades Impositivas Tributarias); mientras que para las grandes organizaciones, pueden llegar hasta 50 UIT.
• Cese temporal de las operaciones: Cuando se trata de infracciones graves, como la ausencia de registros combinada con las condiciones de trabajo peligrosas, las Sunafil puede ordenar el cierre temporal de la organización hasta que se cumplan las normativas de seguridad y salud.
• Acciones legales en contra de la organización: Si un trabajador sufre una enfermedad ocupacional o un accidente laboral, y se demuestra que la organización no llevó un registro adecuado de los exámenes médicos, la empresa podría enfrentarse a demandas legales que podrían resultar en indemnizaciones costosas.

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